Daha Az Toplantı, Sessiz Bırakmayı Tersine Çevirebilir mi? Araştırma 'Evet' Diyor

Bir rapora göre "sıfır toplantı" talebi, iş değişikliği düşünen çalışanlar için bir pazarlık kozu haline geldi. Yeni bir çalışma Otter.ai yazılım firmasından ve Charlotte'taki Kuzey Carolina Üniversitesi'nden. Katılımcılar, takvimlerinde çok fazla toplantı bulunduğunu ve bunun kendilerini "sinirli" ve "hüsrana uğramış" hissetmelerine neden olduğunu bildirdi.

Diğer yandan...su ıslak.

Şirket içi toplantılar on yılı aşkın bir süredir sorunlu bir alan olmuştur, ancak çalışanların Toplu İstifa sırasında kullandıkları nüfuz, liderleri kuruluşlarının bu yönünü yeniden incelemeye motive etmelidir. Çok sayıda kitabı ve bir işyeri uzmanı olarak TED tartışma Basitleştirme konusunda “sıfır toplantı” yıllardır benim toparlanma çığlığım oldu.

REKLAM

Araştırma süreci boyunca Neden Basit Kazanır, işyerindeki karmaşıklığın iki kaynaktan kaynaklandığını buldum: organizasyonun kendisi ve bireysel çalışanlar. Organizasyonel karmaşıklık, şirketinizde anlamlı bir şey yapmak için gereken kişi sayısı, adım, karar ve veri noktalarının yanı sıra sektör düzenlemeleriyle de ilgilidir. Örneğin, işe alma sürecinizdeki onayların sayısı veya Birleşik Krallık veya Güney Kore'deki tüketici verilerinin yönetimine ilişkin uyumluluk gereksinimleri.

Bireysel karmaşıklık ise bir kişi veya tek bir kuruluş tarafından oluşturulan bürokrasiyi ifade eder. Gerçek dünyadan bir örnek, haftada beş saatlik bir toplantı düzenleyen Başkan Yardımcısı veya 200'den fazla slayt içeren PowerPoint'ler konusunda özel bir yeteneğe sahip iş birimidir.

Kendi şirketinizde toplantılar, organizasyon kültürünün yanı sıra toplantıları yöneten ve katılan kişilerden de etkilenir. Yönettiğiniz veya katıldığınız toplantılardaki karmaşıklığı ortadan kaldırmak için aşağıdaki altı ifadeyi "Sürekli", "Bazen", "Nadiren" veya "Hiçbir zaman" şeklinde yanıtlayın.

REKLAM

1. Her hafta zamanımın %20'sini veya daha azını verimsiz toplantılara/görüşmelere harcıyorum.

2. Ekibimi basitleştirmeyi göz önünde bulundurarak çalıştırırım/teşvik ederim.

3. Yönettiğim toplantılar zamanında başlayıp zamanında bitiyor.

4. Kuruluşumdaki toplantıların net bir amacı ve gündemi vardır.

5. Katıldığım toplantılara sadece gerekli kişiler davet edilir.

6. Toplantı davetlerini reddetmek veya katılımı başka birine devretmek konusunda kendimi rahat hissediyorum.

REKLAM

Her cevap için aşağıdaki puan kartını kullanarak toplamınızı hesaplayın:

· Sürekli = 0

· Bazen = 1 puan

· Nadiren = 2 puan

· Hiçbir zaman = 3 puan

Eğer hesaplasaydınız 1 - 4 puan, kuruluşunuzdaki toplantıları basitleştirecek fırsatları arayın. Şu anda günlük hayatınızın bu yönü işlevseldir ancak en az bir "Asla" veya "Nadiren" yanıtı karmaşıklık yaratmaktadır. İşin diğer yönlerinde kirlenmeyi önlemek için bu alanı inceleyin ve rotanızı hemen düzeltin.

REKLAM

Toplamınız ise 5 - 9 puankuruluşunuzdaki toplantılar karmaşıklık belirtileri gösteriyor ve kontrol edilmezse büyük olasılıkla operasyonların diğer yönlerine yayılacak. Hangi toplantıların değerli olduğunu ve hangilerinin ateş gölüne atılması gerektiğini belirlemek için derhal bir toplantı denetimi yapmayı düşünün.

Eğer gol attıysanız 10 - 14 puanToplantılar karmaşıklığın önemli bir kaynağıdır. Sorunun kuruluşunuzun ötesine geçmesi ve tüm şirketi kapsaması muhtemeldir. Durum toplantıları ve beyin fırtınası oturumlarından planlama ve karar almaya kadar her şeyi etkileyen karmaşıklık nedeniyle şirketiniz muhtemelen birçok cephede birinci viteste sıkışmış durumda.

Son olarak, eğer bir toplamı hesaplarsanız 15 ya da daha fazlatoplantılar tehlikeli düzeyde karmaşıklığa ulaştı. Şirket kaynakları endişe verici bir hızla israf ediliyor olsa da çalışanlar mevcut durumu kabullenmiş durumda. İnsanlar sessizce vazgeçme zihniyetine teslim olmuş durumdalar ya da aktif olarak değişimin temsilcilerini sabote etmeye çalışıyorlar. Her iki durumda da, toplantılarınızın durumu acil müdahale gerektirir.

REKLAM

Şimdi, altı ifadeyi ve teşhisi ekiplerinizle paylaşın ve karmaşıklığın toplantıları nasıl etkilediğinin olası nedenlerini bulmalarını isteyin ve basitleştirmeye yönelik fikirler sunun. Beyaz tahtaya kaydedilmesi gereken nedenleri ve çözümleri tartışmak için bir oturum planlayın.

Çözümlerin fizibilitesini tartıştıktan sonra, hangi üç çözümün hemen uygulanacağına dair oylama yapın ve bunu yapın. Çözüm örnekleri arasında "toplantıları sekiz veya daha az katılımcıyla sınırlamak" veya "her toplantı davetinde bir gündem bulunmalıdır" ve "toplantısız Cuma günleri taahhüt etmek" yer alabilir. İşlerin normale dönmesini önlemek için bu beklentileri karşılama mantrasını oluşturmayı ve bunu tüm şirketle paylaşmayı düşünün.

Bu yeni yaklaşımı daha büyük işletmeler için doğrulamanız gerekiyorsa, toplantıların pahalı olduğunu hatırlatın. Gereksiz toplantıların azaltılması veya ortadan kaldırılması yalnızca çalışanların moralini iyileştirmekle ve şirkette kalma oranını artırmakla kalmayacak, aynı zamanda kuruluşların maliyetleri önemli ölçüde azaltmasına yardımcı olur. 100 çalışanı olan şirketler için yıllık tasarruf yaklaşık 2.5 milyon dolar iken, 5000 çalışanı olan şirketler için bu rakam 100 milyon doların üzerine çıkıyor.

REKLAM

Kuruluşunuzda toplantıların nasıl yürütüldüğünü incelemek ve artık geçerliliğini yitirmiş olanları ortadan kaldırmak, çalışanları elinizde tutmanıza ve işletmeyi daha yüksek üretkenliğe yönlendirmenize yardımcı olabilir. Ekibinizi, net bir amacı, karar alıcısı veya gündemi olmayan herhangi bir toplantıyı reddetmeye teşvik edin ve bu alanda sürekli olarak cesaret gösteren çalışanları ödüllendirin. Yeni toplantıları sorgulamaya ve mevcut toplantıları düzene koymaya devam ettiğinizde, sessizce işi bırakmaktan daha akıllı, daha basit bir çalışma yoluna doğru bir geçişe tanık olacaksınız.