Etkili İletişim İçin Ton (Sürpriz!) En Önemlidir: Etkili Olmak İçin 5 Strateji

Güvenilirliğiniz ve etkililiğiniz için iletişimin kritik olduğunu biliyorsunuz, ancak son yıllarda pek çok şey gibi, önemi arttı ve doğası değişti. Hibrit ve uzaktan çalışma ile mesafe, yeni yollarla ve yazmaya ve eşzamansız yaklaşımlara daha fazla vurgu yaparak iletişim kurma ihtiyacını yaratır.

İlginçtir, iletişim ruh sağlığına katkıda bulunur, kapsayıcılık, güven, elde tutma ve kültür. Ve bir iletişim unsuru öne çıkıyor: ton. Mesajınızın nasıl çerçevelendiği ve alıcılar tarafından nasıl algılandığı, sizin ve onların başarısında büyük fark yaratabilir.

İletişim Mesafeyi Azaltır

için yeni fırsatlar ofis dışında çalışmak, uzak konumlardan ve uzaktan iletişimin etkilerini vurguladı. dan yeni verilere göre Grammarly ve Harris Anketi, Bilgi çalışanlarının %82'si uzaktan çalışmanın daha iyi bir iletişimci olma ihtiyacını artırdığını söylüyor.

Ayrıca, insanlar iş arkadaşlarıyla bağlantıda kalmakta zorlanıyor ve çalışanların %45'i kişisel bağlantılarının hibrit çalışma nedeniyle zarar gördüğünü söylüyor. Bu deneyim kuşaktan kuşağa değişir; Z kuşağının %59'u, Y kuşağının %48'i, X kuşağının %45'i ve Baby Boomers'ın %28'i aynı şeyi söylüyor.

Çalışanların tam %62'si, çeşitliliği ve katılımı beslemek için daha iyi iletişim becerilerinin gerekli olduğunu söylüyor. Bu, özellikle kendilerini nöro-farklı olarak tanımlayan çalışanların %75'i için geçerlidir; etkisiz iletişimin kapsayıcılık için bir engel olduğunu bildirirken, nörotipik yanıt verenlerin yalnızca %64'ü aynı fikirdedir. İngilizceyi ikinci dili (ESL) olarak görenlerin %77'si, ana dili İngilizce olanların %68'ine kıyasla, etkisiz iletişimin bir engel olduğunu bildiriyor.

Ancak mükemmel iletişim aynı zamanda olumlu bir iş deneyimi de yaratıyor; çalışanların %52'si eşzamansız iletişimin işlerini daha esnek hale getirdiğini söylüyor, %42'si daha üretken olduklarını ve %34'ü daha büyük bir kapsayıcılık duygusu hissettiklerini söylüyor. Ayrıca, etkili iletişim, yanıt verenlerin %56'sı için iş doyumunun artmasının ve %54'ü için iş arkadaşlarıyla ilişkilerin iyileştirilmesinin nedeni olarak görülüyor.

Ton ve Güven

Etkili iletişimde içerik ve üsluptan empatiye, üslup ve platforma kadar pek çok faktör vardır, ancak üslup özellikle kritik görünmektedir. Aslında, bilgi çalışanlarının %53'ü iletişimin içeriğinden çok üslubun daha önemli olduğunu söylüyor. Ancak %71'i başkalarını gücendirmekten kaçınmak için doğru kelimeleri seçmekte zorlanıyor ve %56'sı iletişimleri için doğru tonu bulmaktan emin değil.

Ton, insanların birlikte ne kadar iyi çalıştığı konusunda önemli bir etkiye sahiptir. İletişimin olumlu bir tonu varsa,

• %62 daha hızlı yanıt veriyor
• %57'si gelecekteki isteklere daha duyarlı
• %48'i endişeyi ele alıyor veya işi daha yüksek kalitede yapıyor
• Ve %59'u göndereni daha olumlu algılıyor

ABD içinde farklı ofislerde veya ABD dışında farklı ofislerde veya tamamen uzakta olanlar için bu yüzdelerin her biri %3 ile %11 arasında artıyor.

Doğru Tonu Oluşturma

Doğru tonu bulmak, hassas bir süreç ve çeşitli iletişim öğelerinin ince bir karışımıdır. İşte dengeyi nasıl doğru kuracağınız.

1 – İş Gibi Ama Dostça Olun

Doğru tonu bulmanın ilk yollarından biri iş gibi ama aynı zamanda arkadaş canlısı olmaktır. Bu yaklaşımı kültürünüz ve rolünüz için bilemeniz gerekecek, ancak genel olarak insanlar, doğrudan içeriğinize dalmak yerine bir selamlamayı takdir eder. Ve “Umarım iyisindir” gibi bir yorum veya hava durumu veya mevsimin kısa bilgisi bir iş değişimi için olumlu bir pist sağlayabilir.

Kısa olmak isteyeceksiniz ve özellikle konuyu açan ilk mesajda bu taktikleri kullanacaksınız. Ancak o zaman çok resmi olmadan eldeki işe odaklanmak isteyeceksiniz. En iyi iletişiminizi, içinde eşofmanlarınızla görünmediğiniz ama üç parçalı bir takım elbiseyle de görünmediğiniz gündelik bir iş gardırobuyla karşılaştırın. Olumlu bir sesle, elde etmeniz gereken sonuçlara odaklanıyorsunuz.

2 – Kendinden Emin Olun Ama Kibirli Değil

İletişiminizde, güven ile alçakgönüllülüğü dengelediğinizde en etkili olacaksınız. Net olun ve bir bakış açısına sahip olun, ancak uygun olduğunda girdi de isteyin. Üslubunuzla, gönderene kendi bakış açılarınıza sahip olduğunuzu, ancak tüm cevaplara sahip olmadığınızı bilerek onlarınkine değer verdiğinizi bildirin.

3 – Kısa Olun Ama Sert Değil

İş iletişiminizde asıl konuya gelmek isteyeceksiniz, ancak kısa veya kaba olmaktan kaçının. Bağlam sağlayın ve insanların iletişiminizin arka planını bildiklerini varsaymayın—bunu bildiklerinden emin olmadığınız sürece. Okuyucuyu bunaltmadan yeterince ayrıntı sağlamak için göndermeden önce iletişiminizi düzenleyin.

Ayrıca ne istediğiniz konusunda net olun. Tebliğinizin başında konuya girmeyi ve ardından mesajın sonraki bölümünde daha fazla ayrıntı veya arka plan sağlamayı düşünün.

Bazen neleri dahil etmedikleriniz, ne yaptığınız kadar önemlidir; bu nedenle, söyledikleriniz konusunda seçici olun ve içeriğin en kritik öğelerini dahil edin. Ayrıca, yazılı kelimeyi aşırı kullanmayın. Yazılı bir mektubun okunması beş dakikadan uzun sürecekse, beşten fazla nokta içeriyorsa veya beşten fazla yaylım ateşi gerektiriyorsa, muhtemelen hızlı bir arama veya sözlü alışveriş olarak daha iyidir.

4 – Zorlayıcı Olun Ama Duygusal Değil

Bir konu hakkında tutkulu hissettiğinizde veya öfkeli ya da hayal kırıklığına uğramışsanız, yanıtınız konusunda özellikle dikkatli olun. Durum doğru olduğunda bir şey için dava açarken zorlayıcı olmak isteyeceksiniz, ancak savunmacı, duygusal veya kızgın olmaktan kaçının senin tonunda Kendinizi özellikle yüklü hissediyorsanız, göndere basmadan önce birkaç saat beklemeyi veya hatta notunuzu başlatmadan önce üzerinde uyumayı düşünebilirsiniz.

5 – Özgün Olun Ama Dikkatsiz Olmayın

En önemlisi, iletişiminizde kendiniz olmak isteyeceksiniz - aynı zamanda iletişiminizin alıcıları için en etkili olacak şeylere dikkat edeceksiniz. Çok veri odaklı biri için kanıt sunmak isteyeceksiniz veya daha hassas biri için ısınma cümlesine fazladan bir cümle harcayabilirsiniz. Ama aşırıya kaçmayın ve yapın özgün olduğundan emin ol. İletişiminizin nasıl alınacağını ve alıcının bilgileri en çok nasıl duymayı sevdiğini ve en iyi nasıl anladığını düşünün.

Bu bir mucize

Mükemmel iletişim ilişkiler kurabilir ve güvenilirliğinizi artırın, ancak birçok engelle karşılaşırsınız. Başkasının olumsuz yorumladığı bir kelimeyi kullanıyorsun. Alıcının yanlış anlayacağı bir tonu kastediyorsunuz. Yanıtınızı geciktirirsiniz ve meslektaşınız bunu neden yaptığınız konusunda yanlış varsayımlarda bulunur. Ve yazılı iletişimde, sözlü olmayan tüm ipuçlarından ve ipuçlarından yoksun kalırsınız. Engelleri düşündüğünüzde iletişim kurabilmemiz biraz mucize.

Ancak kasıtlılık yardımcı olur. İyi iletişim kurmak için zaman ayırdığınızda, hedef kitlenizi göz önünde bulundurduğunuzda ve ayrıca yeniden okuyup düzenlediğinizde, faydalarını göreceksiniz.

Ek olarak, iletişimin alıcısı olduğunuzda, gönderene de şüphe avantajı sağlayabilirsiniz - engelleri bilerek, gerçek kelimelerin ötesine bakabilir ve olumlu niyetleri dinleyebilirsiniz.

Niyet ile Etki Aynı Değildir

Niyetin etkiye eşit olmadığını duydunuz ve bu özellikle yazılı iletişim, eşzamansız iletişim ve uzaktan iletişim için geçerlidir. Ancak ilişkiler kurabilmeniz, güvenilirliğinizi geliştirebilmeniz ve işinizde parlak bir şekilde başarılı olabilmeniz için çaba göstermeye değer.