Harcama Yönetimi Vs. ERP Tedarik

GEP ve North Carolina Eyalet Üniversitesi (NCSU) Tedarik Zinciri Kaynak Kooperatifi, tedarik zinciri esnekliği ve optimizasyonu ile ilgili öncelikleri ve stratejileri hakkında fikir edinmek için çeşitli sektörlerde tedarik zinciri, tedarik ve BT uzmanlarıyla anket yaptı. Anketin sonuçları, süreç, teknoloji ve bilgi akışındaki boşlukların üretkenlik ve optimizasyon üzerinde bir engel oluşturabileceği bir dizi yanlış hizalama olduğunu gösteriyor. Ankete katılan profesyonellerin %59'u, tedarik/satın alma ve tedarik zinciri arasındaki boşluğun büyük bir kopukluk ve en acil sorun noktası olduğunu gördü.

Ancak gerçekten entegre bir tedarik zinciri vizyonunu gerçekleştirmenin zor olduğu kanıtlandı. Çok işletmeli tedarik zinciri ağları (MSCN), genişletilmiş bir tedarik zinciri boyunca geliştirilmiş işbirliği için önemli bir teknolojidir. MSCN, ticaret ortakları ve üçüncü taraf veri akışlarından oluşan bir topluluğu destekleyen, çoktan çoğa mimaride genel bir bulut üzerine kurulmuş tedarik zinciri süreçleri için ortak bir çözümdür. MSCN çözümleri, genişletilmiş bir tedarik zinciri genelinde tedarik zinciri görünürlüğü, ağ tabanlı uygulamalar ve ağ analitiği sağlar.

Tedarikçi katılımı, iletişim, iş ortağı yönetimi ve benzersiz analitik sağlayabilme söz konusu olduğunda ağların belirgin avantajları vardır. Çoğu zaman, bir ağdaki sektör katılımcısı sayısı ne kadar fazlaysa, çözüm o kadar iyi olur.

Harcama Yönetimi Çözümleri Bir Ağdan Yararlanın

MSCN pazarı, farklı çözüm türlerinden oluşur. Çözüm türlerinden biri iş harcama yönetimidir. Anahtar harcama yönetimi tedarikçileri arasında GEP, Coupa ve Jaggaer bulunur.

ARC'nin tanımına göre, doğrudan tedarik için bir işletme harcama yönetimi çözümü kullanıldığında bu bir MSCN'dir. Dolaylı materyaller tedarik zinciri yönetimi için önemli olarak görülmemektedir. Tedarikte, doğrudan malzemelerle ilgili problemler, dolaylı malzemeleri çevreleyen komplikasyonlardan daha önemli ve daha zordur. Doğrudan malzeme, doğrudan üretim sürecinde kullanılan bir hammadde, bileşen veya montajdır.

Bir ERP'de bulunan satın alma uygulamaları ve iş harcama yönetimi çözümleri çok benzer şeyler yapar. Örneğin, bir üreticinin vermesi gereken kilit kararlardan biri, tedarikçilerinden birinden mal almaya devam etmesidir. Hem ERP tabanlı satın alma hem de harcama yönetimi çözümleri, tedarikçi ana verilerine sahiptir. Bu veriler, şirketin adı, genel merkezin adresi, fabrikaların bulunduğu yer, şirketin azınlık mülkiyetinde olup olmadığı, şirketin mali açıdan sağlam olup olmadığı ve şirketle ticaret yapmanın yasal olup olmadığı gibi bilgileri içerecektir.

En basit düzeyde, bir alıcı tedarikçiye elindeki bilgilerin hala güncel olup olmadığını sorabilir. Örneğin, hâlâ azınlıklara ait bir şirket misiniz? Bilgiler güncel değilse, bir alıcı veriler güncellenene ve doğrulanana kadar tedarikçiyle iş yapmamaya karar verebilir.

Tedarik çözümleri genellikle satın alınan bilgilerle güncellenir. Örneğin, Dun & Bradstreet (D&B), şirketlerin kredibilitesi hakkında raporlar yayınlar. Benzer şekilde Descartes, Reddedilen Taraf Taraması adlı bir çözüm sunar. Reddedilen taraf taraması, iş yapmanın yasa dışı olduğu şirketlerin bir listesini sağlar.

Her iki tedarik çözümü de Oracle gibi ERP şirketlerindenORCL
veya Infor – veya işletme harcama yönetimi çözümleri – şirketlerin bu kaynak bulma tedarikçi kararlarını uygulamasına yardımcı olabilir. Bu çözümler, şirketlerin, bir tedarikçinin azınlık mülkiyetinde olup olmadığı, çocukları çalıştırıp çalıştırmadığı veya fabrikalarında güvenli olmayan çalışma koşullarının olup olmadığı gibi şeyleri izleyen kuruluşlardan gerçek zamanlı üçüncü taraf bilgi akışlarını içe aktarmalarına olanak tanır. Bazı bilgiler - örneğin, bir şirket azınlığının sahip olduğu hava durumu - yılda bir kez güncellenir. Ancak tedarikçilerle ilgili birçok bilginin yılda birçok kez güncellenmesi gerekiyor.

Bir şirketin sorunlu tedarikçilerle iş yapmaması gerekiyorsa ne olur? Bu tedarikçi “beklemeye” alınabilir. Birkaç bekletme türü vardır, ancak Oracle'da 'Tüm yeni satınalma belgelerini tut' ayarı, yeni satınalma siparişlerinin belirli bir tedarikçi sitesine serbest bırakılmasını engeller. Benzer şekilde, harcama yönetimi çözümleri için bilgiler güncel değilse satın alma siparişi durdurulabilir. Oracle, Coupa ve diğerleri, durum tespiti bilgilerinin bir tedarikçi anketi yoluyla toplanmasına olanak tanıyan özel anketler sunar. Bu bilgi daha sonra otomatik olarak tedarikçi yöneticisine akabilir.

Bu nedenle, tedarikçi verilerini güncel tutmak ve ardından bir tedarikçiyle çalışmama kararının uygulanması açısından işlevsellik benzerdir. Ağla ilgili en önemli şey nedir?

PO, Harcama Yönetimi Çözümlerinin Dayanağıdır

Harcama yönetimi çözümleri ile satınalma siparişi, harcama yönetimi satıcısına ödemeyi yönlendirir. PO, ERP sisteminde başlatılırken, bu PO'lar harcama yönetimi platformu üzerinden yönlendirilir. Harcama yönetimi, PO'yu tedarikçiye gönderdiğinde, bu, harcama yönetimi yazılımı sağlayıcısı için küçük bir ödeme işlemi başlatır. Harcama yönetimi satıcısı ödeme almak isterse faturanın doğru tedarikçi verilerine sahip olması daha iyi olur. Böylece, harcama yönetimi satıcıları, müşterilerinin kritik tedarikçi verilerini doğru tutmaya yardımcı olmaya teşvik edilir.

GEP'te ürün pazarlama müdürü Alex Zhong, bir satın alma siparişi (PO) işlevinin birleşik bir platform dışında yapılmaması gerektiğini savunuyor: çok kurumsal taraflar arasında yönetilen, yönlendirilen bir süreçte sipariş durumu, sipariş faaliyetlerini ve lojistik ve ödeme bilgilerini değiştirin, ikisi de sahada neler olup bittiğine dair bir pencereye sahip olmayacak. Bu, neredeyse kesin olarak siparişlerin yerine getirilmesinde yüksek döngü sürelerine, hem üretim planının yapılamamasına, hem de gecikmelerden kaynaklanan stok kıtlığına veya teslimat kesintilerine ve/veya zayıf tedarik siparişi yönetimi nedeniyle yüksek stok güvenlik stoklarına ve maliyetlere yol açacaktır. Yıkıcı bir ortamda, bu sorunlar daha da artar ve esnekliği etkiler.”

Tedarikçi Durum Tespiti

Alıcılar doğrudan malzeme tedarikçileri ile çalışırken durum tespiti yapmaya çalışırlar. Teklif talebi (RFP) oluştururlar ve her türlü bilgiyi isterler: şirketiniz azınlıklara mı ait? Tedarik ettiğiniz ürünlerle ilişkili karbon ayak izi nedir? Finansal olarak çözücü müsünüz? Ve daha pek çok soru da soruluyor. Her alıcı farklı bilgiler isteyecektir, ancak alıcıların öğrenmeye çalıştıkları çoğu şey aynıdır. İş dünyasının en büyük sıkıntılarından biri, RFP'leri doldurmak için harcanan zaman ve çabadır.

Ancak ağ tabanlı bir çözümle, potansiyel alıcı ağdaysa, o potansiyel müşterinin bilmek istediği birçok şeye erişimi olur. Tedarikçinin RFP'leri oluşturmak için harcaması gereken çaba büyük ölçüde kolaylaştırılmıştır. Ağ ne kadar büyükse, potansiyel bir alıcının bir tedarikçi ile ağda olması o kadar olasıdır.

GEP ağının 5 milyon aktif tedarikçisi vardır ve yıllık bazda 10 milyonun üzerinde işlem ve 300 milyar dolarlık harcama gerçekleştirmektedir. GEP, harcamanın yaklaşık yüzde 35'inin doğrudan olduğunu tahmin ediyor.

Sonra Jaggaer var. Jaggaer ağı, 1800 milyon tedarikçi tarafından hizmet verilen 5 satın alan müşteriye sahiptir. Yakalanan yıllık 550 milyar dolarlık harcama var, bunun yaklaşık yüzde 30'u doğrudan harcama.

Coupa ağı, 8'den fazla müşteri olmak üzere 2500 milyon tedarikçiden oluşmaktadır. Bu, yönetim altında 3.6 trilyon dolarlık harcamayı temsil ediyor. Doğrudan malzeme olan bu harcamanın miktarı kamuya açıklanmadı.

PO, Harcama Yönetimi Çözümleri için Ana Dayanak Noktasıdır

Harcama yönetimi çözümleri ile satınalma siparişi, harcama yönetimi satıcısına ödemeyi yönlendirir. PO, ERP sisteminde başlatılırken, bu PO'lar harcama yönetimi platformu üzerinden yönlendirilir. Harcama yönetimi, PO'yu tedarikçiye gönderdiğinde, bu, harcama yönetimi yazılımı sağlayıcısı için küçük bir ödeme işlemi başlatır. Harcama yönetimi satıcısı ödeme almak isterse faturanın doğru tedarikçi verilerine sahip olması daha iyi olur. Böylece, harcama yönetimi satıcıları, müşterilerinin kritik tedarikçi verilerini doğru tutmaya yardımcı olmaya teşvik edilir.

GEP'te ürün pazarlama müdürü Alex Zhong, savunuyor bir satınalma siparişi (PO) işlevinin birleşik bir platform dışında yapılmaması gerektiğini: "Bir alıcı, bir tedarikçiye bir PO gönderebilir, ancak güncellenmiş sipariş durumunun görünürlüğünü, sipariş faaliyetlerini ve lojistik ve ödeme bilgilerini değiştiremez. çok kuruluşlu taraflar arasında yönetilen, yönlendirilen bir süreç, ikisinin de sahada neler olup bittiğine dair bir penceresi olmayacak. Bu, neredeyse kesin olarak siparişlerin yerine getirilmesinde yüksek döngü sürelerine, hem üretim planının yapılamamasına, hem de gecikmelerden kaynaklanan stok kıtlığına veya teslimat kesintilerine ve/veya zayıf tedarik siparişi yönetimi nedeniyle yüksek stok güvenlik stoklarına ve maliyetlere yol açacaktır. Yıkıcı bir ortamda, bu sorunlar daha da artar ve esnekliği etkiler.”

Ağlar ve Kaynak Kullanımı

Şirketler yeni tedarikçilerle çalışmak istiyorsa, ağ tabanlı çözümler birlikte çalışılacak olası satış tarafı şirketlerini belirlemeye yardımcı olabilir. Potansiyel yeni kaynak bulma ortakları bulma yeteneği, ağdaki hem alım hem de satım tarafı katılımcıları tarafından değer verilen bir şeydir.

Ancak bir ağ üzerinde dolaylı tedarikçiler bulmak, doğrudan tedarikçilerden çok daha kolaydır. Ofis temizlik hizmetleri, örneğin birçok katılımcının olduğu bir kategoridir. Buna karşılık, üretim sürecinde kullanılan bir parça, o üretici için özel olarak üretilebilir. Bir kaynak bulma akran grubu oluşturmak, bir kataloğa bakmak kadar basit değildir.

Ayrıca, genellikle bir malzeme listesini parçalayan ve ardından ağdaki tedarikçileri aramak için kullanılabilecek teknik özellikleri yakalayan bir mantık olması gerekecektir. Tüm harcama yönetimi çözümü sağlayıcıları bu işlevselliğe sahip değildir. Ancak Jaggaer'in CEO'su Jim Bureau, yaptıklarını söylüyor. Tedarik, şirketlerin malzeme listeleri yerine reçeteler kullandığı proses endüstrilerinde daha da karmaşıktır. Bay Bureau, "İlaç ve kimya endüstrisinde çalışıyoruz," dedi. “Bu endüstrilerde yeni ürünler yapıyorsanız, kimyasal bileşik yapılarına göre malzeme arayabilmeniz gerekir. Bu, kimyagerlerin moleküler düzeyde kaynak bulmaya çalıştıklarını söylemelerini sağlar.”

Ağlar ve Kıyaslama

Şirketler, performanslarını emsalleriyle karşılaştırmaya çalışır. Bir iş harcama yönetimi ağı, çok büyük miktarda veri üretir. Bu veriler, satın alma departmanlarının performanslarını kıyaslamalarına yardımcı olmak için kullanılabilir. Bir ağ, özel verileri etkilemeyen belirli amaçlar için gizli verilerini kullanmak için kiracılarından uygun izinlerle kurulursa. Coupa'da satın alma uzmanları, Coupa'ya verilerini analiz için toplama ve anonimleştirme izni verdi. Copa buna toplum zekası diyor. Coupa müşterileri kıyaslama verileri alabilir, ancak satın aldıklarıyla ilgili verilerin - ödedikleri fiyat ve birlikte çalıştıkları tedarikçiler de dahil olmak üzere - başkalarıyla paylaşılmayacağını bilirler.

Örneğin, Coupa'nın bir şirketin tedarikçileri tarafından doldurulan risk anketlerinin yüzdesini belirten “Risk Yönetimi Değerlendirmesi Tamamlama Oranı” adlı bir metriği vardır. En iyi performans gösteren tedarik organizasyonlarında, tedarikçilerin %86.2'si bu anketleri dolduruyor. Kıyaslama metriklerinin geçerli olması için büyük bir örneğe dayanmaları gerekir. Ağdaki 2500 satın alma organizasyonu ile bu metrikler açıkça istatistiksel olarak önemlidir.

Coupa, bir müşteriyle çalışmayla ilişkili riski değerlendirmeye yardımcı olmak için topluluk zekasını kullanan Risk Farkındalığı adlı bir ürüne sahiptir. Çözüm, riskle ilgili üçüncü taraf verilerine (kredi puanları, yasal başvurular, devlet verileri vb.) dayanmaktadır. Ancak bu veriler, bir risk puanı oluşturmak için topluluk işlem verileriyle evlidir.

Tedarik Zinciri Finansmanı

Bir durgunluk yakın görünüyor. Bir durgunluk sırasında şirketler, tedarikçilerine daha yavaş ödeme yaparak nakit akışlarını korumaya çalışırlar. Bu ters etki yapabilir. Daha küçük tedarikçiyi işten çıkarabilir. İş harcama yönetimi satıcıları, tedarikçiler için daha iyi finansman seçenekleri sağlamaya yardımcı olmak için ağ verilerinden yararlanabilir.

Bir tedarikçinin risk puanları artıyorsa (kısmen topluluk istihbaratı ile belirlenir) ve önemli bir tedarikçi ise, bir alıcı indirim yapabilirse şirkete hemen ödeme yapmayı kabul edebilir. Küçük şirketler için nakit akışı genellikle marjdan daha önemlidir.

Tedarik zinciri finansman programları tarihsel olarak finansal kurumlar tarafından sunulmaktadır, ancak çoğu zaman onlara en çok ihtiyaç duyan küçük ve orta ölçekli işletmelere değil, yalnızca en üst düzey tedarikçilere sunulmaktadır. Ancak, genel bulut platformları, alıcılar ve tedarikçiler arasındaki satın alma işlemlerini görebilir. Platform, bir bankaya tedarikçinin faturası olduğunu ve dolayısıyla sonunda ödeme yapılacağını göstermek için kullanılabilir. Banka daha sonra bir faktoring anlaşması sunabilir. Faktoringde, bir işletme alacak hesaplarını (yani faturaları) üçüncü bir tarafa - genellikle bir bankaya - indirimli olarak satar. Ağdaki işlem verileri, bu faktör anlaşmalarını hızlandırırken, bankalara daha fazla güvence sağlayarak tedarikçinin ödemesi gereken iskontoyu azaltabilir.

Son Düşüncelerimiz

Sonuç olarak, şirketler geleneksel bir ERP tedarik çözümü ile bir iş harcama yönetimi çözümü arasında karar verdiğinde, işlevselliğin derinliği, çözümün diğer iş uygulamalarıyla entegre edilme şekli ve çözümün maliyeti, tüm önemli hususlardır. Bununla birlikte, ağ bağlantılı çözümlerin bazı ayırt edici avantajları vardır.